Tietojen tuonti käyttöönotossa

Tuonnit on tarkoitettu siirtymiseen aiemmasta järjestelmästä Tydyyseen, ei jatkuvaan synkronointiin. Tuonnin voi toistaa käyttöönoton aikana korjausten jälkeen: jo tuodut tunnistetaan, eikä kaksoiskappaleita synny.

Pääkäyttäjä voi tuoda asiakasrekisterin myös tekoälyavustajan kautta asiakkuuden kahden ensimmäisen viikon aikana, jos hän sallii sen asetuksista (katso ohje Claude, ChatGPT, Gemini ja Copilot).

1. 1Yhteys: Kohon palvelin, yrityksen tunnus ja API-token. Tydyy testaa lukuoikeudet.
2. 2Valinnat: mitä tuodaan. Käyttäjät, laskentakohteet (dimensiot), tuotteet, asiakkaat yhteyshenkilöineen ja laskutussopimuksineen, projektit, vastuuhenkilöt, tuuraukset sekä historiaksi laskut ja työaikakirjaukset valitulta ajalta.
3. 3Kohdistus: Kohon työntekijä Tydyyn käyttäjäksi (sähköpostilla, uutena, käytöstä poistettuna historiaa varten tai ei tuoda), vastuuroolit, lisäkentät ja dimensioiden nimet.
4. 4Esikatselu ja hyväksyntä: tietojoukoittain uudet, päivittyvät, ennallaan pysyvät, ohitettavat ja virheelliset rivit. Rivejä voi jättää pois. Hyväksyntä tuo tiedot oikeassa järjestyksessä.
5. 5Tuodut tiedot: yhteenveto ja tarvittaessa poisto tietojoukoittain.

Asiakkaiden puuttuva osoite ja toimiala täydennetään YTJ:stä, ja tilikausi saadaan tilinpäätöstiedoista. Kohossa laskutetut laskut tuodaan laskutettuina; laskuttamattomat kirjaukset voi tuoda laskutettaviksi tai lukituiksi.

Jos tuodut tiedot sotkevat enemmän kuin auttavat, ne voi poistaa tietojoukoittain. Poisto koskee vain tuonnin luomia tietoja: Tydyyssä jo laskutetut ja käytetyt säilyvät, ja käyttäjät poistetaan käytöstä.

• Procountor: liikekumppaniraportti (Raportit → Rekisteriraportit → Liikekumppaniraportti → Excel).
• Netvisor: asiakasrekisteri Excel-tiedostona.
• Koho ja Innox tiedostoina: asiakasluettelot ja sopimusraportit (palvelupaketit ja lisenssimaksut).

Tiedostotuonnissa jokainen sarake näkyy esimerkkiarvoineen ja sen Tydyyn kenttänä, jonka voi vaihtaa. Tydyy varoittaa epäilyttävästä sisällöstä, esimerkiksi paikkakunnista postinumerosarakkeessa. Asiakkaat yhdistetään asiakasnumerolla, Y-tunnuksella tai nimellä, ja esikatselu näyttää uudet ja päivittyvät ennen tuontia.

Tuodun sopimuksen rivit siirretään asiakkaan hinnoitteluun: kappalehintainen tuote yksikköhinnaksi, mallipaketin niminen paketiksi, muu toistuva palvelumaksuksi ja tuntihinta hintatasoksi. Jos asiakkaalla on jo hinnoittelu, mitään ei siirretä.