Laskutus ja laskuluonnokset

Tydyy kokoaa laskuluonnokset, ja varsinainen lasku hyväksytään ja lähetetään taloushallinto-ohjelmassa (Procountor, Netvisor tai Fennoa). Mitään ei lähetetä asiakkaalle Tydyystä automaattisesti.

Sivu Laskutus → Kuukausilaskutus näyttää asiakkaittain kuukauden paketit, palvelumaksut, tuntityön, pakettirajojen ylitykset, kappaleveloitukset ja minimilaskutuksen sekä tunnusluvut: suunniteltu, käytetty, paketissa ja laskutettava aika sekä toteutunut €/h. Valitse asiakkaat ja luo luonnokset kerralla.

Samaa pakettia tai maksua ei laskuteta kahdesti samalta jaksolta, ja luonnos varaa kirjaukset: samaa kirjausta ei voi laskuttaa kahdesti.

Laskutus-sivun Laskutettavaa-lista näyttää asiakkaiden laskuttamattomat tunnit. Luonnoksen voi luoda asiakkaalle ja aikavälille: rivit kootaan projektin ja hintatason mukaan, ALV eritellään, ja eräpäivä lasketaan maksuehdosta.

Luonnokset ovat samalla välilehdellä. Laskutetut laskut ovat välilehdellä Lähetetyt laskut: oletuksena näkyy viimeisen kuukauden laskut, ja vanhempia haetaan asiakkaalla ja laskun päiväyksen aikavälillä (kerralla enintään 200 laskua, uusin ensin). Uusi tunti-, ennakko- tai projektin osalasku tehdään + Uusi lasku -valikosta.

Luonnoksen summat lasketaan kirjauksista siihen asti, kunnes lasku merkitään laskutetuksi. Luonnoksesta voi ladata tuntiliitteen (PDF), Excelin (kirjaukset ja laskurivit) ja CSV:n.

Luonnoksen Laskurivit-taulukossa rivejä muokataan suoraan, joten laskuttajan ei tarvitse käydä asiakaskortilla. Paketin, palvelumaksun, kappaleiden ja oman rivin kuvausta, määrää, yksikköä, à-hintaa ja ALV-kantaa voi muuttaa. Tuntirivillä muutetaan kuvausta ja tuntihintaa; tunnit tulevat kirjauksista, ja tuntiliitteen kirjaukset saavat saman hinnan.

Lisää rivi lisää oman rivin, esimerkiksi lisätyön tai alennuksen (negatiivinen hinta). Paketin, palvelumaksun tai oman rivin voi poistaa luonnokselta; paketti tai maksu jää laskutettavaksi seuraavalle laskulle. Kappalerivit tulevat tehtävien määristä, joten niitä muokataan eikä poisteta.

Muutokset koskevat vain tätä laskua: hinnasto ja asiakkaan hinnoittelu eivät muutu. Kun luonnos on viety taloushallinto-ohjelmaan tai merkitty laskutetuksi, rivit lukittuvat.

• Rajapinta (jos tilitoimisto on ottanut sen käyttöön kohdassa Asetukset → Laskutus): luonnokset viedään laskun sivulta, Laskutus-sivulta valittuina tai kuukausilaskutuksesta yhdellä painalluksella. Viety luonnos lukitaan. Tarkista tila merkitsee ohjelmassa hyväksytyn laskun laskutetuksi sen laskunumerolla, ja ohjelmasta poistettu lasku palautuu luonnokseksi.
• Procountor-tiedosto (ilman rajapintaa): lataa ZIP-paketti, jossa ovat laskuaineiston siirtotiedosto ja tuntiliitteet. Procountorissa: Hallinta → Tietojen tuonti → Laskuaineiston siirtotiedosto. Laskut tallentuvat Procountoriin keskeneräisinä. Kun lasku on lähetetty, kirjaa Procountorin laskunumero Tydyyseen (Merkitse laskutetuksi).

Laskutetuksi merkitseminen lukitsee laskun rivit ja kirjaukset.

Ennakkolaskulla laskutetaan työ etukäteen, esimerkiksi rästityöt ennen niiden aloittamista: Laskutus → + Uusi lasku → Ennakkolasku. Valitse asiakas, kerro mitä ennakko koskee ja anna summa ja ALV-kanta. Ennakon voi liittää asiakkaan projektiin. Ennakkolasku viedään taloushallinto-ohjelmaan ja merkitään laskutetuksi kuten muutkin laskut.

Kun työ myöhemmin laskutetaan, laskuluonnoksella näkyy asiakkaan käyttämätön ennakko ja painike Vähennä ennakko. Vähennys tulee laskulle negatiivisena rivinä samalla ALV-kannalla. Oletuksena vähennetään enintään laskun summa, joten lasku ei mene negatiiviseksi, ja loput ennakosta jää seuraaville laskuille. Vähennyksen voi poistaa luonnokselta ja tehdä uudelleen toisella summalla.

Ennakkolaskun sivulla näkyvät ennakko, laskut joilta sitä on vähennetty ja jäljellä oleva osa. Jos vähennyksen sisältävä lasku hyvitetään, ennakko palautuu käytettäväksi, kun hyvityslasku on laskutettu. Käytettyä ennakkoa ei voi hyvittää eikä palauttaa luonnokseksi.

Projekti, esimerkiksi rästikirjanpito, luodaan asiakaskortin Hinnoittelu ja laskutus -välilehdellä kohdassa Projektit. Projektille valitaan hinnoittelu, budjetti ja vastuuhenkilö.

Projektin rivillä näkyy tilanne: käytetyt tunnit ja eurot budjettiin verrattuna, kiinteähintaisella hinta, laskutettu ja laskuttamatta sekä käyttämätön ennakko. + Osalasku luo kiinteähintaisen projektin laskuluonnoksen: anna laskurivin teksti ja osuus hinnasta. Projektiin liitetty käyttämätön ennakko vähennetään luonnokselta automaattisesti. Loppulasku tehdään samoin laskuttamatta olevasta osasta.

Budjettivahti: kun projektin tunti- tai eurobudjetista on käytetty 80 % ja 100 %, projektin vastuuhenkilö (tai asiakkaan kirjanpitäjä) ja laskuttajat saavat tehtävän ja sähköpostin. Näin tiedät, milloin ennakolla sovittu työ on tehty ja ylimenevä osa laskutetaan.

Laskutus → + Uusi lasku kokoaa laskutyypit: tuntilasku asiakkaan laskuttamattomista kirjauksista, ennakkolasku ja projektin osalasku.

Laskutetulta laskulta voi tehdä hyvityslaskun (Hyvitys ja palautus): koko lasku tai valitut rivit negatiivisina, syy ja päiväys. Hyvityslasku viedään ja merkitään laskutetuksi kuten lasku, ja sama rivi hyvitetään vain kerran.

Valinnalla Palauta laskutettaviksi hyvitettyjen rivien kirjaukset, pakettien ja maksujen laskutuserät sekä kappaleet vapautuvat, kun hyvityslasku on laskutettu, ja kuukauden voi laskuttaa uudelleen oikein.

Lähettämättömän tai väärin laskutetuksi merkityn laskun voi palauttaa luonnokseksi, jos sitä ei ole hyvitetty eikä viety rajapinnan kautta. Laskunumero poistuu, kirjaukset avautuvat, ja syy tallentuu historiaan.

Raportit → Ennuste näyttää kuluvan kuun toteutuneen laskutettavan asiakkaittain sekä ennusteen kuun loppuun: toteutunut + päiväkeskiarvo × jäljellä olevat arkipäivät. Asiakkaalle syötetyt suunnitellut tunnit korvaavat keskiarvon. Mukana ovat vertailu edelliseen kuuhun, 12 kuukauden kehitys ja varoitus aiempien kuukausien laskuttamattomista tunneista.