Tilanne nyt ja resursointi

Tilanne nyt näyttää jokaisesta henkilöstä tilan (kellottaa, töissä ilman kellotusta, tauolla, lounaalla, lopettanut, poissa tai ei aloittanut) ja mistä lähtien, työpäivän alun ja lopun, käynnissä olevan kellotuksen (asiakas, tehtävä, selite ja laskutetaanko), päivän työajan ja kellotetun ajan kattavuuksineen sekä aikajanan.

Näkymä varoittaa unohtuneesta työaikakellosta (yli 14 h) ja ajastimesta (yli 10 h). Tiimiä voi rajata, ja sivu päivittyy itsestään 30 sekunnin välein.

Resursointi näyttää kuormituksen 12 kuukautta eteenpäin henkilöittäin, tiimeittäin ja toimistoittain: suunniteltu työ suhteessa käytettävissä olevaan aikaan. Suunniteltu aika tulee tehtävistä, ja kausikertoimet (esimerkiksi tilinpäätöskuukausi) painottavat sitä.

Kun suunniteltu ylittää käytettävissä olevan ajan, solu korostetaan ja ylitys näytetään tunteina. Myös kuukausi ilman käytettävissä olevaa aikaa, esimerkiksi loma, on ylikuormitettu, jos sille tulee työtä. Henkilön rivillä näkyy ylikuormitettujen kuukausien määrä.

Resursointi ehdottaa toteuman perusteella uusia suunniteltuja aikoja, joten suunnitelma tarkentuu käytössä. Pohjille, joilla kirjataan kappaleita (esimerkiksi palkkalaskelmat), se laskee kirjatusta ajasta ja määristä perusajan ja ajan kappaleelta.

Resursoimatta-lista näyttää asiakkaat, joille ei ole nimetty vastuuhenkilöä (esimerkiksi hyväksytty tarjous, jossa kirjanpitäjää ei vielä valittu) tai joiden tehtävät odottavat roolin tekijää. Kirjanpitäjän ja muut puuttuvat vastuuhenkilöt voi nimetä suoraan listalta, jolloin tulevat tehtävät ohjautuvat heille. Valinnan alla näkyy henkilön osaaminen asiakkaan ohjelmistoon ja kieleen sekä kuormitus, ja ehdotus sopivimmasta. Henkilöittäisen taulukon rivi Ei tekijää näyttää kohdistamattoman työn tunnit kuukausittain, ja koko tilitoimiston kuormitukseen se lasketaan mukaan.

Valitse uuden asiakkaan tehtäväpohjat tai mallipaketti, ALV-jakso, tilikausi ja kokokerroin, niin näet jokaisen henkilön kuormituksen 12 kuukaudeksi uuden asiakkaan kanssa. Pohjille, joilla on kappaleaika, annetaan arvioitu määrä kerralla (esimerkiksi 25 palkkalaskelmaa), ja kohta Mihin aika perustuu? näyttää laskelman.

Kun annat asiakkaan kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmiston ja asiointikielen, tulos näyttää jokaisen henkilön osaamisen niihin (käyttäjätietojen ohjelmisto-osaaminen ja vähintään hyvä kielitaito). Paras ehdokas on se, jolle tulee vähiten ylikuormitettuja kuukausia, sitten vähiten puuttuvaa osaamista, sitten sopiva rooli.

Sivulla Tiimit hallitaan tiimejä: toimistotiimit syntyvät automaattisesti, ja vapaisiin tiimeihin voi koota jäseniä eri toimistoista. Massasiirrolla henkilön kaikki asiakkaat ja tehtävät siirtyvät toiselle kerralla.