Tietosuojaseloste

Smashly Oy (Y-tunnus 3532245-6), Tammisalontie 25, 00830 Helsinki. Tietosuoja-asiat: info@tydyy.fi.

• Palvelun käyttäjät: nimi, sähköposti, tilitoimisto, rooli, kirjautumisajankohdat, istunnon selaintunniste (user agent) sekä kaksivaiheisen tunnistautumisen tila.
• Asiakasyritysten laskutusyhteyshenkilöt: nimi, sähköposti, laskutus- ja verkkolaskuosoite.
• Verkkotilaus: tilaajan nimi ja sähköposti, yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite ja verkkolaskutiedot sekä tilauksen IP-osoite.
• Pääkäyttäjän vahva tunnistus verkkotilauksessa: tunnistetun henkilön nimi, syntymäaika ja henkilötunnus (salattuna), tunnistusväline (pankkitunnukset tai mobiilivarmenne), tunnistuspalvelun antama tunniste ja tunnistuksen ajankohta.
• Korttimaksu (vain kortilla maksavat asiakkaat): maksukortin tyyppi, neljä viimeistä numeroa ja voimassaolo. Korttinumero ei tallennu palveluun.
• Sopimusten hyväksynnät: hyväksyjän sähköposti, asiakirja, versio ja ajankohta.
• Tukipyynnöt: lähettäjän nimi ja sähköposti, viesti, sivu, jolla pyyntö tehtiin, virhekoodi ja selaintunniste.
• Virheseuranta: virheen kuvaus, sivun polku ja ajankohta. Virheseurantaan ei tallenneta lomakkeiden sisältöä.
• Yhdistetyt sovellukset: sovelluksen nimi sekä yhdistämis-, käyttö- ja vanhenemisajat.
• Poistetut asiakkuudet: tilitoimiston nimi ja Y-tunnus, poiston ajankohta ja hyväksyjät sekä sopimusten hyväksynnät.

• Palvelun tuottaminen ja käyttäjien tunnistaminen. Peruste: sopimus asiakkaan kanssa ja oikeutettu etu tarjota palvelua asiakkaan käyttäjille (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta).
• Laskutus ja kirjanpito. Peruste: sopimus ja lakisääteinen velvoite (b ja c alakohta).
• Verkkotilauksen tekijän henkilöllisyyden varmistaminen (vahva tunnistus) ja väärinkäytösten estäminen. Peruste: sopimuksen tekeminen ja oikeutettu etu varmistaa, kuka sitoutuu sopimukseen yrityksen puolesta (b ja f alakohta). Henkilötunnusta käsitellään tietosuojalain 29 §:n mukaisesti henkilön yksiselitteiseen tunnistamiseen.
• Tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja virheiden korjaaminen. Peruste: oikeutettu etu (f alakohta).
• Asiakastuki ja palvelua koskeva viestintä, kuten huoltokatkot, ehtojen muutokset ja muistutukset, jotka käyttäjä voi kytkeä pois. Peruste: sopimus ja oikeutettu etu (b ja f alakohta).

Tiedot saadaan käyttäjältä itseltään, tilitoimiston pääkäyttäjältä, joka lisää käyttäjän, sekä palvelun käytöstä. Vahvan tunnistuksen tiedot saadaan tunnistuspalvelusta (pankki tai mobiilivarmenteen tarjoaja tunnistuksen välittäjän kautta). Yritysten perustiedot voidaan hakea Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta datasta.

• Käyttäjätiedot: sopimuksen voimassaolon ajan ja enintään 90 päivää sen päättymisen jälkeen.
• Verkkotilaus ja pääkäyttäjän tunnistustiedot: sopimuksen voimassaolon ajan; ne poistetaan asiakkuuden tietojen poiston yhteydessä. Keskeneräiset tilaukset poistetaan 30 päivän kuluttua.
• Laskutustiedot: kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
• Sopimusten hyväksynnät: sopimuksen voimassaolon ajan ja kymmenen vuotta sen jälkeen.
• Tukipyynnöt: 24 kuukautta pyynnön sulkemisesta.
• Virheseuranta: enintään 90 päivää viimeisestä havainnosta.
• Istunnot: enintään 30 päivää. Käytetyt ja vanhentuneet kirjautumislinkit: vuorokausi. Sovellusyhteydet: enintään 90 päivää valtuutuksesta.
• Varmuuskopiot: 30 päivää.
• Poistetusta asiakkuudesta säilytetään poiston tiedot ja sopimusten hyväksynnät kymmenen vuotta poistosta.

Tietoja käsittelevät palveluntarjoajan puolesta sen alihankkijat (palvelimet ja sähköpostin lähetys) tietojenkäsittelysopimuksen liitteen 1 mukaisesti. Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin.

Verkkotilauksen vahvan tunnistuksen välittää Idura (Criipto ApS, Tanska), joka käsittelee tunnistustiedot palveluntarjoajan lukuun EU:ssa. [vahvistettava]

Korttimaksut käsittelee maksunvälittäjä Stripe Payments Europe Ltd (Irlanti), joka tallentaa maksukortin ja veloittaa kuukausimaksun. Stripeen välitetään tilaajan yrityksen ja laskutuksen tiedot; Stripe käsittelee korttitiedot omana rekisterinpitäjänään maksupalveluja koskevan sääntelyn mukaisesti. [vahvistettava]

Tiedot käsitellään EU:n tai ETA:n alueella. Jos käyttäjä yhdistää palvelun tekoälyavustajaan tai muuhun palveluun, tiedot siirtyvät käyttäjän pyynnöstä hänen valitsemaansa palveluun, jonka omaa tietosuojakäytäntöä sovelletaan.

Palvelu käyttää vain toiminnan kannalta välttämätöntä istuntoevästettä, joka pitää käyttäjän kirjautuneena enintään 30 päivää. Palvelu ei käytä analytiikka- eikä markkinointievästeitä.

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista ne, pyytää niiden poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja siirtää tietosi järjestelmästä toiseen.

Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@tydyy.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos tietosi on tallentanut tilitoimisto omana rekisterinpitäjänään, ohjaamme pyynnön tilitoimistolle.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti.

Tiedot suojataan tietojenkäsittelysopimuksen liitteessä 2 kuvatuin keinoin. Niitä ovat esimerkiksi salattu liikenne, kaikille pakollinen kaksivaiheinen tunnistautuminen, tilitoimistojen eristys tietokantatasolla, roolipohjaiset käyttöoikeudet, muutosloki ja päivittäiset varmuuskopiot.

Selostetta päivitetään, kun käsittely muuttuu. Voimassa oleva versio on aina saatavilla palvelussa.