Asiakkaan tunteminen (KYC)

KYC-sivu näyttää jokaisen asiakkaan tilan: Puuttuu, Kesken, Kunnossa, Päivitys lähestyy tai Vanhentunut sekä mahdolliset pakotelistaosumat. Puuttuvista ja vanhenevista syntyy KYC-tehtävät asiakkaan vastuuhenkilöille.

Asiakkaan KYC-välilehdellä täytetään:

• yritys (esitäyttö YTJ:stä)
• henkilöt: edustaja ja hänen henkilöllisyytensä todentaminen, hallitus, toimitusjohtaja, tosiasialliset edunsaajat ja poliittisesti vaikutusvaltainen asema (PEP)
• liiketoiminta ja varojen alkuperä
• liitteet, esimerkiksi kopio henkilöllisyysasiakirjasta
• pakotelistatarkistus sekä riskiluokka perusteluineen.

Tuntemistiedot voi pyytää asiakkaalta itseltään. KYC-välilehden Lähetä kysely tekee asiakkaan edustajalle henkilökohtaisen linkin:

1. 1Valitse vastaanottaja yhteyshenkilöistä tai anna muu henkilö.
2. 2Valitse kieli: suomi, ruotsi tai englanti. Oletus on asiakkaan asiointikieli, ja vastaaja voi vaihtaa kielen kyselyssä.
3. 3Valitse voimassaolo (7, 14 tai 30 päivää) ja lähetä. Linkki lähtee sähköpostiin, ja sen voi myös kopioida. Linkki näytetään vain kerran.

Vastaaja täyttää yrityksen, liiketoiminnan ja varojen alkuperän, edustajan, hallituksen ja tosiasialliset edunsaajat sekä liitteet. Keskeneräiset vastaukset tallentuvat luonnokseksi, joten kyselyn voi täyttää useassa osassa.

Kun vahva tunnistus on käytössä, vastaaja tunnistautuu kyselyssä pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Edustaja tallentuu silloin vahvasti tunnistettuna, eikä kirjanpitäjän tarvitse todentaa hänen henkilöllisyyttään erikseen.

Palautetut vastaukset siirtyvät asiakkaan KYC-lomakkeelle. Kirjanpitäjä tarkistaa ne, täydentää riskiluokan ja hyväksyy KYC:n tavalliseen tapaan.

Henkilötunnukset, henkilöllisyysasiakirjojen numerot ja liitteet tallennetaan salattuina. Henkilötunnus näytetään peitettynä (esimerkiksi 010180-****), ja kokonaan sen saa näkyviin erillisellä avauksella. Jokainen avaus kirjataan muutoslokiin: kuka avasi ja milloin.

KYC:n hyväksyy pääkäyttäjä, esihenkilö tai rahanpesuvastaava. Korkean riskin asiakkaan (esimerkiksi PEP tai korkean riskin maa) voi hyväksyä vain pääkäyttäjä tai rahanpesuvastaava.

Hyväksyntä luo seuraavan KYC-päivityksen tehtäväksi riskiluokan mukaisen välin päähän. Oletusvälit ovat matala riski 60 kuukautta, tavallinen 36 kuukautta ja korkea 12 kuukautta. Välit, rahanpesuvastaavan ja riskiluokituksen perusteet määrittää pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → KYC.

EU:n ja YK:n pakoteluettelot haetaan päivittäin, ja keskusrikospoliisin jäädyttämislistaa ylläpitää palveluntarjoaja. Kun listat muuttuvat, kaikki asiakkaat ja henkilöt tarkistetaan uudelleen, ja mahdollinen osuma tulee tehtäväksi rahanpesuvastaavalle.

Asiakkaan KYC-raportin voi ladata PDF:nä esimerkiksi valvojaa varten. Toimiston riskiarvio laaditaan versioina asiakaskunnan tunnuslukuineen.

Rahanpesulaki velvoittaa säilyttämään tuntemistiedot viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Tydyy poistaa asiakkaan KYC-tiedot, myös henkilötunnukset ja liitteet, automaattisesti, kun arkistoinnista on kulunut viisi vuotta.