Asiakkaat ja asiakaskortti

1. 1Paina Asiakkaat-sivulla Uusi asiakas.
2. 2Hae yritys Y-tunnuksella tai nimellä. YTJ-haku täyttää nimen, Y-tunnuksen, postiosoitteen ja toimialan Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta datasta. Y-tunnuksen alle tulee linkki Kaupparekisteriote (Virre), josta sähköisen otteen saa maksutta.
3. 3Täydennä maksuehto, asiakkuuden alkamispäivä, ilmoitusjaksot (ALV-jakso ja tilikausi), palkkapäivä, kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmisto, asiakkaan kieli sekä laskutus- ja verkkolaskutiedot. Kirjanpito-ohjelmisto näkyy asiakkaan tehtävillä ja palkanlaskentaohjelmisto palkanlaskennan tehtävillä. Asiakkaan kieli näkyy tehtävän tiedoissa.
4. 4Valitse vastuuhenkilöt: kirjanpitäjä, palkanlaskija ja reskontranhoitaja.

Asiakkuuden alkamispäivä ratkaisee, mistä jaksosta toistuvat tehtävät alkavat, ja uusi asiakkuus saa käynnistyspaketin tehtävät (KYC, valtuudet, sopimus, järjestelmät ja starttipalaveri). Lue lisää ohjeesta Tehtäväpohjat ja toistuvat tehtävät.

Asiakkaalla on vastuuhenkilö kullekin roolille: kirjanpitäjä, palkanlaskija ja reskontranhoitaja. Vastuuhenkilö on pohjista syntyvien tehtävien oletustekijä.

Valinnan alla näkyy valitun henkilön osaaminen asiakkaan ohjelmistoon ja asiointikieleen sekä hänen kuormituksensa seuraavien kuukausien aikana, esimerkiksi ”Netvisor ✓ · ruotsi ✗ · kuormitus enintään 62 %”. Ehdotus valitsee sopivimman: ei ylikuormitusta, vähiten puuttuvaa osaamista, roolin mukainen tekijä ja pienin kuormitus. Palkanlaskijalle verrataan palkanlaskentaohjelmistoa, muille kirjanpito-ohjelmistoa. Osaaminen kirjataan käyttäjätietoihin.

Kun vastuuhenkilö vaihtuu, asiakkaan avoimet ja tulevat tehtävät siirtyvät uudelle vastuuhenkilölle. Esihenkilö voi siirtää kaikki henkilön asiakkaat kerralla toiselle sivulla Tiimit (massasiirto), esimerkiksi työsuhteen päättyessä.

Asiakaskortin yleiskuvan osio Kaupparekisteri ja YTJ näyttää asiakkaan tiedot PRH:n avoimesta datasta: arvonlisävero-, työnantaja- ja ennakkoperintärekisterin merkinnät, konkurssin, selvitystilan tai saneerauksen, viimeisimmän rekisteröidyn tilinpäätöksen ja kaupparekisteriin rekisteröidyt ilmoitukset. Tiedot haetaan Y-tunnuksella automaattisesti kerran vuorokaudessa, ja Päivitä nyt hakee ne heti.

Tydyy kirjaa muutokset, kuten arvonlisäverovelvollisuuden alkamisen tai päättymisen, työnantajarekisteröinnin, uuden tilinpäätöksen, tilikauden muutoksen sekä hallituksen tai edunsaajien muutoksen. Muutokset lähtevät asiakkaan vastuuhenkilöille aamun muistutusviestissä (ilman vastuuhenkilöitä pääkäyttäjille) ja näkyvät osiossa, kunnes ne kuitataan nähdyiksi.

Jos toiminimi, osoite tai toimiala muuttuu rekisterissä, Tydyy päivittää sen asiakkaalle, ellei tietoa ole muutettu asiakkaalle käsin. Käsin muutettu tieto säilyy, ja muutos näkyy osiossa tarkistettavana.

Osakeyhtiön ja osuuskunnan tilinpäätöstä valvotaan: jos tilikaudelta ei näy rekisteröityä tilinpäätöstä 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, osio ja muistutusviesti kertovat siitä. Valvonta käyttää asiakastietojen tilikautta, joten pidä se ajan tasalla.

Kaupparekisteriote (Virre) avaa yrityksen sivun PRH:n Virre-palvelussa, josta sähköisen kaupparekisteriotteen saa maksutta. YTJ avaa yrityksen tiedot YTJ:ssä.

Asiakastiedoissa voi merkitä asiakkaan palkanlaskennassa sovellettavat työehtosopimukset huomioineen, esimerkiksi ketä sopimus koskee tai mihin sitovuus perustuu. Nimen voi valita yleisimmistä tai kirjoittaa vapaasti. Sopimukset näkyvät palkanlaskennan tehtävillä. Muokkaus: asiakkaiden hallinnan oikeus tai asiakkaan palkanlaskija.

Kun asiakkuus päättyy, arkistoi asiakas. Arkistointi päättää asiakassuhteen: asiakas poistuu listoilta ja tehtävien luonnista, mutta tiedot, kirjaukset ja laskut säilyvät. Arkistoinnin voi perua heti ilmoituksen Kumoa-painikkeella tai myöhemmin asiakaskortin painikkeella Palauta asiakas aktiiviseksi.